roboforum.ru

Умеете ли вы ставить задачи своим подчиненным?

Вы никогда не задумывались, почему одному руководителю удается достичь поставленных целей быстро и качественно, а другому нет? Почему один руководитель способен эффективно организовать рабочий процесс, с легкостью делегируя ответственность, а другой старается все сделать сам, жалуясь, что персоналу ничего нельзя доверить? Можно ли при передаче задач своим подчиненным быть уверенным в том, что они будут выполнены надлежащим образом и по определенным стандартам?

По оценке экспертов в современной практике управления совершается до 90% случаев ошибок персонала из-за неумения правильно донести цели и задачи до своих сотрудников. Поэтому внимание, если вы регулярно сталкиваетесь с ситуацией, когда подчиненные вас не понимают, то наиболее вероятно, что виноваты в этом вы сами – или не умеете объяснять, или не знаете своих подчиненных, или даете им такие поручения, выполнить которые они не в состоянии… кроме того, вы почти наверняка не используете в своей управленческой практике методику SMART.

Эта методика, впервые предложенная Д. Доурдэном, является общепризнанной классикой международного менеджмента и обязательным навыком любого менеджера. Можно также говорить о том, что понимание и использование технологии постановки целей (задач) SMART является профессиональным требованием, предъявляемым сегодня к любому руководителю, а также сотруднику, который хочет стать руководителем.

SMART – (акроним, в переводе с английского языка обозначает "умный, ум, мозги") - это стандарт постановки целей и задач сотрудникам, который включает пять важнейших характеристик:

* Specific (конкретный)
* Measurable (измеримый)
* Achivable (достижимый)
* Result-oriented (релевантный, ориентированный на результат)
* Timed (определенный во времени, имеющий конкретный срок)

Согласно SMART, правильная («умная») постановка задачи означает, что задача является конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и соотносится с конкретным сроком.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из обозначенных характеристик и посмотрим, как будет выглядеть постановка SMART-задач на практике.

1. (S) Specific - конкретный

Во-первых, ваша задача должна быть конкретной, четко сформулированной. В противном случае есть большая вероятность того, что сотрудники достигнут результат, который будет существенно отличаться от запланированного.

Ваша задача должна содержать необходимую и достаточную информацию для четкого понимания сотрудником того, что от него требуется. В конкретных задачах нет "воды", при постановке задач рекомендуется воспользоваться следующими вопросами из списка:

* Кто: кто ответственный за задачу?
* Что: что нужно выполнить?
* Где: определить местоположение.
* Когда: установить временные рамки.
* Условия: определить требования и ограничения.
* Почему: особые причины, бенефиты, полагающиеся при достижении цели.

Убедитесь в том, что и вы, и исполнитель одинаково понимаете, что именно вы хотите получить и каким должен быть результат.

2. (M) Measurable - измеримый

Во-вторых, задача должна быть измеримой. Если у поставленной задачи не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат.

Только постоянно измеряя прогресс можно достичь установленных сроков, оптимизируя ресурсы, координируя приоритеты, своевременно реагируя на динамику бизнес-окружения.

Установите конкретные критерии для измерения прогресса, ясно представляя из какого состояния выходите и к какому должны прийти. Убедитесь в том, что исполнитель тоже будет способен измерить достижение результата. Не забывайте проконтролировать степень выполнения задачи, иначе она потеряет смысл.

3. (A) Achivable - достижимый

В-третьих, поставленные задачи должны быть достижимыми. Новые, интересные задачи можно использовать в качестве стимула для дальнейшего продвижения толковых сотрудников. Вы можете ставить достаточно сложные задачи, предполагающие серьезные усилия, однако при этом они всегда должны быть выполнимыми.

При постановке достижимых задач рекомендуется придерживаться следующих правил:

* Быть уверенным, что есть разумные, логические и объективные доводы, подтверждающие достижимость этой задачи.
* Убедиться, что задача попадает под определение "трудно, но выполнимо", т.е. бросает вызов сотруднику. Для сотрудника цели "на вырост" дают возможность профессионального, карьерного и финансового роста, самореализации, лишают его работу рутинности, делая ее более интересной.
* Довести до сотрудника цель его работы.
* Удостоверится, что сотрудник принял цель (задачу). Если сотрудник психологически с ними не согласен, то он будет считать их чужими, далекими от реалий.

Если ваша задача недостижима в указанные сроки или с указанными ресурсами, сделайте что-нибудь со сроками или ресурсами. Либо найдите новую оригинальную технологию достижения. В любом случае, исполнитель должен не сомневаться в достижимости цели, иначе он не будет прилагать достаточных усилий для ее достижения.

4. (R) Result-oriented – релевантный

В-четвертых, задачи должны характеризоваться исходя из конкретного результата, а не проделываемой работы. Только таким образом достигается эффективность. Можно поставить задачу сделать что-либо, но при этом четко не определить ожидаемый результат от этой работы, в этом случае результат работы сотрудника может быть далек от ожидаемого.

Очень важно, чтобы сотрудник принял релевантность поставленной задачи и осознал, что ее достижение зависит, прежде всего, от его усилий.

Не забудьте определить, как достижение поставленной цели (задачи) скажется на остальных целях и задачах, для чего и ради чего это делается. Убедитесь в том, что ваш исполнитель также четко представляет, зачем эта задача делается и для него эта причина является убедительной. Одним словом, убедитесь в мотивированности исполнителя!

5. (Т) - Timed - определенный во времени

В-пятых, любая задача должна быть выполнима в определённом временном измерении, т.е. соотносима с конкретным сроком. Поэтому, формулируя задачу, и вам и вашему подчиненному необходимо четко представлять, за какой срок ее необходимо решить.

К "четким срокам" не относятся варианты "вчера", "как можно скорее", "сейчас же", "до конца следующей недели", а относится сроки с указанием конкретной даты (например, понедельник, 29 июня 2009 года) и времени (к 17:00). Даже если время еще может измениться.

Конечные и промежуточные сроки для каждого этапа работ необходимо указывать, начиная с классических повесток, протоколов собраний, где положено указывать принятые решения, ответственных за исполнение принятого решения и заканчивая компьютерными программами по управлению проектами. Контроль деятельности будет эффективным только в том случае, если он своевременен, прост и экономичен.

После подробного рассмотрения характеристик давайте посмотрим, как выглядит постановка SMART-задач на практике.

Начальная формулировка:
Увеличение производственных показателей завода

Конкретная (S) – (Что конкретно нужно сделать?) Выпускать на 1 500 грузовых и автобусных радиальных шин больше (ежедневно)

Измеримая (M) – (Как будет измеряться результат моей деятельности?)
на 15,9% больше по сравнению с результатами Х

Достижимая (A) – (Реально ли выполнить поставленную задачу?)
Запустить в эксплуатацию новые линии, подобрать квалифицированный персонал, организовать работу в бригадах

Релевантный (R) – (Что я получу, достигнув конкретных показателей?)
Повышение дохода на 10%

Определенная во времени (Т) (К какому сроку я должен выполнить задачу?)
К ___/____/____ года

На данном примере показано краткое изложение SMART - задачи, однако вы можете изложить вашу задачу более детально, указывая сотруднику не только конечный результат, но и промежуточные результаты, более подробные пути и способы их достижения.

Рекомендуем вам внимательно проанализировать собственные критерии формулировки задач, если же они не соответствуют всем перечисленным критериям, то вы только начали работать над их формулировками.